Omgaan met uitstelgedrag

Begrijpen wat uitstelgedrag veroorzaakt en welke invloed het op je heeft, is de eerste stap om de impulsen te overwinnen die je ervan weerhouden actie te ondernemen. Hieronder enkele drogredenen die we maar al te graag aangrijpen om taken uit te stellen :

Ik heb nog meer dan tijd genoeg om dat te doen.
Het is inderdaad aanlokkelijk om niet aan een project te beginnen als de einddatum nog veraf is. Stel dat een taak binnen 2 maanden af moet zijn en de tijd die je er effectief voor nodig hebt een week is, dan hoef je er inderdaad nu nog niet aan te beginnen. Maar hoe langer je wacht hoe groter de tijdsdruk wordt en een nieuw project kan plots zorgen dat je echt in tijdnood komt. Dit wil niet zeggen dat je die taak nu meteen hoeft te doen, maar je kan het wel al inplannen of voorbereiden.

Ik wil er nu nog niet over nadenken
Deze vermijdingstactiek wordt vaak toegepast om onprettige taken uit te stellen. Denk maar aan het indienen van een onkostennota waarmee je talmt want je moet al die bonnetjes nog verzamelen en bij elkaar optellen, of het bijhouden van je klassement terwijl de papieren stapels op je bureau groeien, of het uitstellen van een moeilijk gesprek met een collega…
Als de situatie zich voordoet dat je een confrontatie moet aangaan, heeft iedereen de neiging dit uit te stellen. Maar hoe langer we die dingen uitstellen, hoe erger de situatie vaak wordt.

Ik wil het wel doen, maar wat als ik het verpest ?
Veel mensen die zaken uitstellen zijn onzeker over zichzelf of over hun capaciteiten. Kan ik het wel aan? Zal het resultaat wel baar wens zijn? Wat zullen de reacties van de andere mensen zijn? Deze vragen doorkruisen onze gedachten. Of misschien stellen we alles zo lang uit tot we kunnen zeggen dat het project is mislukt door de tijdsdruk.

Ik werk het best onder druk
Veel mensen die zeggen dat ze het best onder druk presteren, zijn eigenlijk verkapte uitstellers. Het vooruitzicht van een nakende deadline kan je misschien een extra adrenalineboost geven, maar zorgt ook voor extra stress, vooral als je deadline dan uiteindelijk toch niet haalt.

Hoe ga je nu het beste om met deze uitstelstrategieën ?
Om te beginnen is het belangrijk om uitstelgedrag bij jezelf te herkennen wanneer het zich voordoet. Op dat punt kan je actie ondernemen om er een eind te maken. Vastberadenheid is de steun die je door de moeilijke momenten kan heen helpen.
Het beste advies is om je taken en projecten meteen zo vroeg mogelijk in te plannen. Dit geeft je een beter zicht op hoeveel tijd, informatie en éventuelle externe hulp je zult nodig hebben om de job af te ronden. Ervaring leert dat we meestal de benodigde tijd voor het volbrengen van een taak lager inschatten dan in werkelijkheid het geval is, dus loont het om er tijdig aan te beginnen. Door dingen uit te stellen tot het laatste moment, heb je gewoon veel minder tijd om het werk te doen. Zelfs al slaag je er nog in om in extremis de deadline te halen, dan is de kans groot dat de kwaliteit van het geleverde werk er onder zal lijden.

Fragmentatiebenadering
Als een taak te overweligend of ingewikkeld is om aan te pakken, is het een succesvolle taktiek om te beginnen met de kleinere stukjes, onderdelen waarvan je weet dat je ze vrij eenvoudig kunt voltooien. Op deze manier maak je gaten in het project en is het overgebleven werk eenvoudiger te voltooien. Dit geeft je wellicht meer moed en énergie om ook de rest van het werk aan te pakken.
De salamibenadering is een geweldige taktiek voor projecten waarvan de deadline zo veraf ligt dat je voor jezelf vindt dat je er nu nog helemaal niet aan moet beginnen. Om te vermijden dat je het zo lang uitstelt dat je op het laatst moet zwoegen en zweten, neem je meteen de tijd om het project in hapklare brokken te snijden. Deze deelaspecten van het grote project kan je meteen inplannen op een tijdlijn zodat je er met een gerust gemoed aan kunt beginnen.

Expert Academy Cursus Time Management