Ben je echt wel nodig op elke vergadering?

 Er wordt wat afvergaderd tegenwoordig. Niet alleen in de politiek, maar ook in het bedrijfsleven zijn vergaderingen noodzakelijk om tot een compromis te komen. Alleen, kunnen we ons de vraag stellen: vergaderen we nog wel efficiënt?

Weinig mensen weten hoe ze productief moeten vergaderen en dat terwijl efficiënt en productief overleg juist heel nuttig kan zijn, de besluitvorming kan versnellen en dus heel wat tijdwinst kan opleveren.

Hierbij 4 tips voor productievere en efficiëntere vergaderingen.

 

1. Vergader enkel indien nodig

Is het al gebeurd dat je je afvroeg waarom je in godsnaam aanwezig bent op een meeting? Het is goed om op voorhand in te schatten of jouw aanwezigheid echt noodzakelijk is. Vraag dus de agenda van de vergadering. Is dat niet zo, durf dan assertief te anticiperen en zeg dat je heel graag het verslag ontvangt. Of dat ze je erbij roepen, als het onderwerp over jouw afdeling aan bod komt.

 2. Bereid je voor

Hak een probleem in stukken. Een groot, onoverkomelijk probleem leidt misschien tot oeverloze discussies. Waarom niet vooraf al eens kijken of je het complete vraagstuk al kan splitsen in deelproblemen. Dat vergemakkelijkt de bespreking.

 3. Hou het kort en bondig

Hoe langer iemand praat, hoe minder de anderen luisteren. Het is de taak van de voorzitter om de gesprekken de kanaliseren. Vergaderen is geen one man show van Geert Hoste, maar eerder een dialoog tussen alle aanwezigen. Want ons meteen brengt tot het volgende punt.

 4. Kijk uit met zwijgers

Zwijgers hebben ook meningen. Het is belangrijk om aan iedereen een vorm van contract te vragen. Zo weet je of iemand het eens of oneens is. Zo weet je of deze persoon de taken zal uitvoeren die nodig zijn na de vergadering. Door iedereen duidelijk kleur te laten kiezen, kan je iedereen ook achteraf op zijn of haar verantwoordelijkheid wijzen.

 

Meer info: Productief vergaderen