Beter communiceren op het werk

Communicatie is één van de belangrijkste skills op de werkplek. Een duidelijke en heldere communicatie zorgt voor betere resultaten, meer samenwerking en verhoogt het werkplezier.

Beter en efficiënter communiceren leidt niet alleen tot minder problemen, maar brengt je verder in je carrière en in je relaties met anderen.

Wat zijn de meest voorkomende valkuilen?

Er zijn enkele veel voorkomende oorzaken die aan de basis liggen van een slechte communicatie. 

Top 3 van de communicatieproblemen:

1. Niet écht luisteren naar wat de ander zegt 
2. Er wordt ingevuld wat de ander denkt (verkeerde veronderstellingen maken) 
3. De gesprekspartner kan zijn/haar emoties niet beheersen (kwaad worden, toeklappen, ...) 

Meer specifiek onderscheiden we problemen die zich kunnen voordoen bij de zender van de boodschap (de spreker) en de ontvanger (de luisteraar).

Communicatieproblemen bij de spreker:

• Niet duidelijk en precies genoeg de boodschap formuleren. Dus te vaag en onnauwkeurig communiceren. 
• Te veel tegelijk willen zeggen. Bondig en beknopt is vaak veel effectiever. Het vereist wel dat je vooraf je gedachten op een rij zet en een duidelijke structuur in je boodschap brengt.
• Te veel het eigen gedachtenspoor volgen, zonder rekening te houden met de reacties van de gesprekspartner. In extremis spreken we hier van doordrammen.

Communicatieproblemen bij de luisteraar:

• Niet luisteren terwijl de andere praat maar al nadenken over het antwoord dat jij wilt geven.
• De ander niet laten uitspreken of onderbreken
• De neiging om zich te focussen op storende details en daardoor het 'complete verhaal' niet horen.

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen bij efficiënte communicatie op het werk?

• We hebben nooit echt geleerd om goed en efficiënt te communiceren. 
• We voelen ons vaak onzeker of hebben schrik de controle te verliezen. 
• We hebben te weinig geduld en luisteren niet echt naar de ander. 
• We denken te veel vanuit onze eigen leefwereld zonder empathie voor wat anderen voelen.

Het belang van non-verbale communicatie.

Vaak denken we bij communicatie te veel aan praten en luisteren. Een belangrijke factor is echter ook de non-verbale communicatie of lichaamstaal.
We communiceren eigenlijk continu 'zonder woorden': met onze ogen, gebaren, houding, mimiek, ... 

Twee pijnpunten: feedback geven en omgaan met kritiek

Kritiek krijgen vinden we meestal niet aangenaam, maar kritiek geven (of beter: feedback geven) is soms nog veel moeilijker. 
Waarom vinden we het zo moeilijk om er soepel mee om te gaan? In veel gevallen is kritiek juist een kans om te groeien en te verbeteren. Dikwijls zitten onze emoties in de weg en worden we boos of emotioneel als we worden aangesproken op ons gedrag. 
In het omgaan met kritiek speelt onzekerheid vaak een rol. De oplossing bestaat erin om op een assertieve manier te communiceren met respect voor jezelf en voor de ander.

Tips voor een betere communicatie:

• Zet je vooroordelen aan de kant en luister oprecht naar elkaar. 
• Geduld, openheid en respect zorgt voor een vlottere communicatie. 
• Laat elkaar uitspreken en probeer om beurten te praten. 
• Laat het tot je doordringen wat je gesprekspartner heeft gezegd. Voorkom dat je te snel inspringt met je eigen verhaal. 
• Let eens op je houding. Dit kan veel zeggen over de wijze waarop je in het gesprek staat. Lichaamstaal zegt eveneens veel over je ingesteldheid (ik neem je niet serieus; ik heb hier eigenlijk geen zin in; ik heb het voor het zeggen) Let ook eens op de houding van de ander (open houding, of eerder defensief). 
• Vat af en toe samen wat de ander zegt. Daarmee laat je merken dat je echt luistert en kun je checken of je de ander goed begrepen hebt. 
• Probeer open te staan voor elkaars mening. Je hoeft het niet noodzakelijk met elkaar eens te zijn. Zo verkom je een ping-pong spel waarbij argumenten heen en weer geslingerd worden, met een grote kans dat je vervalt in het maken van verwijten of beschuldigingen. 

Meer info over de cursus communicatievaardigheden

Ook interessant: verbindende communicatie