2 uur tijd winnen per dag?

Effectief omgaan met onderbrekingen

Wat doe jij wanneer plotseling een collega je kantoor komt binnengewandeld en je vriendelijk maar kordaat om hulp vraagt? Je was net geconcentreerd aan het werken aan een belangrijk rapport en je hebt nog 2 dringende telefoongesprekken te doen. Laat je alles vallen om op de vraag van je collega in te gaan? Of zeg je dat het nu niet past en vraag je om later terug te komen?

Feit is: deze onderbrekingen kosten veel tijd en energie en ze houden je af van de belangrijke dingen waar je mee bezig bent. Een eenvoudig rekenvoorbeeld maakt alles duidelijk:

• Stel dat je elke dag 10 onderbrekingen krijgt (en dat is voor een gemiddelde manager niet eens veel)

• En stel dat elke onderbreking 7 min duurt.

• Tel daarbij voor elke onderbreking nog 5 min extra op voor de tijd die je kwijt bent om weer volledig geconcentreerd aan het werk te zijn. Dat is 12 minuten per onderbreking.

• 10 x 12 minuten = 120 minuten

Dit kost je 2 uur per dag!

Onderbrekingen horen weliswaar bij het werk maar hoeven je dag niet te bepalen.

De sleutel is om voorbereid te zijn en om niet op elke onderbreking direct in te gaan. Zorg dat je een standaardreactie klaar hebt als iemand vraagt of je even een minuutje hebt.

Hier volgen enkele tips om meer controle te krijgen op onderbrekingen.

1. Plan tijd in voor belangrijke taken

Plan elke dag werkmomenten in waarop je niet gestoord wil worden. Zet deze momenten in je agenda. Markeer ze als vergadering zodat collega’s zien dat je niet beschikbaar bent. Zet je telefoon op voicemail (of schakel hem door) en zet je e-mail af. Indien je de mogelijkheid hebt, ga dan effectief in een vergaderzaal zitten of op een plek waar je ongestoord kunt werken. Indien je een apart bureau hebt, kan je de deur dicht doen. Tijdens deze momenten kan je ongestoord en geconcentreerd werken aan een taak.

2. Vraag of er alternatieven zijn

Soms komen collega’s je dingen vragen die iemand anders perfect kan oplossen. Vraag jezelf dus af of jij wel de juiste persoon bent om zijn of haar vraag te beantwoorden. Je hoeft dan niet direct nee te zeggen maar suggereren dat een andere collega misschien beter geplaatst is om het te doen. Een andere mogelijkheid is om de stoorzender te vragen of hij zijn verzoek op mail wil zetten. Zo kan je rustig verder werken en de mail behandelen wanneer het je best uitkomt.

3. Ontmoedig langdradige collega’s

Je kent het ongetwijfeld: je collega komt bij je langs en begint een heel verhaal te vertellen. Soms is het lastig of komt het onbeschoft over om iemand te onderbreken, maar je hebt wel een deadline en je werk blijft liggen. Een goede tip is om recht te staan of op de rand van je bureau te gaan zitten als een soort barrière. Als dit niet helpt, wandel dan rustig terwijl je vriendelijk luistert richting toiletten. Uw collega zal ongetwijfeld begrijpen dat jouw boodschap veel dringender is dan de zijne!

4. Oefen een paar handige exit-zinnen

Zorg voor een paar handige standaardzinnen om te reageren op niet-dringende onderbrekingen en verzoeken van mensen waar je moeilijk nee tegen kan zeggen.

Bijvoorbeeld:

• Ik zit midden in een taak die ik af moet maken, kunnen we het er vanmiddag over hebben? Of kan ik je straks terugbellen?
• Ik zou je heel graag helpen… maar vandaag lukt het me echt niet. Ik zit met een deadline.
• Zullen we een afspraak maken voor [….] zodat we er rustig over kunnen praten?

Een combinatie van deze zinnen kan natuurlijk ook.

5. Hou rekening met onderbrekingen

Hou er in je planning rekening mee dat je zeker 20% van je tijd vrij moet houden voor onderbrekingen en onvoorziene zaken.  Het lijkt veel maar het zal je meer rust én ruimte geven om zonder stress aan je eigen taken te werken.

 

> Meer tips rond time management