11 tips voor vergaderen

Ben je de lange vergaderingen waar geen beslissingen genomen worden beu? Hoogstwaarschijnlijk ben je niet alleen. Voor velen voelt een vergadering aan als tijdverspilling omwille van een slechte organisatie of rolverdeling.

Hieronder vind je 11 concrete tips om een vergadering op een goede manier te organiseren en tot een goed einde te brengen.

1. Bepaal je doelen op voorhand

Een efficiënte vergadering begint bij een juiste voorbereiding. Leg je doel en timing vast. Een belangrijke vergadering met belangrijke beslissingen vraagt om een comfortabele ruimte. Zorg voor voldoende ruimte voor dossiers en voldoende stoelen voor je deelnemers. Een korte, informele vergadering daarentegen die voornamelijk snel moet verlopen heeft minder voorbereiding nodig. Staand vergaderen zorgt voor snelle beslissingen.

2. Bereid de agenda op voorhand voor

Zorg dat de agenda vast ligt voor je een uitnodiging verstuurt. Op deze manier kunnen mensen zien of ze er baat bij hebben aanwezig te zijn. Maak echter nooit de fout om een uitnodiging te versturen naar mensen waarvan je zeker bent dat ze er geen baat bij hebben.

3. Zorg voor het nodige materiaal

Voorzie een beamer of flipchart wanneer er een korte presentatie gegeven wordt. Zorg voor een laptop voor de notulist.

4. Verdeel de rollen

Iedere vergadering beschikt over een facilitator. Deze persoon zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en dat er op een juiste manier beslissingen worden genomen. Duid ook zeker een notulist aan. Deze zorgt dat alles wat gezegd is in een overzichtelijk verslag wordt gegoten, dat achteraf naar belanghebbenden kan worden doorgestuurd. Splits de deelnemerslijst ook op in drie categorieën: aanwezig, geëxcuseerd en afwezig. Op deze manier kan je de geschiedenis nagaan van aanwezigheid binnen een bepaalde groep. Iemand die de tijd bij houdt is ook zeker geen overbodige luxe.

5. Neem pauze

Zorg voor voldoende pauze voor je deelnemers. Indien de discussie te heftig wordt hebben je deelnemers mogelijk even nood aan reflectie. Respecteer deze nood en maak je vergadering niet te intensief.

6. Hou je doel voor ogen

Een vergadering verliest snel aan kracht wanneer er steeds van het topic afgeweken wordt. Neem hier actie en benoem dit wanneer dit gebeurt. Neem de leiding en geef aan dat je verder wilt met de van vooraf bepaalde agenda.

7. Laat de stille minderheid aan het woord

Wanneer een meerderheid een bepaalde mening deelt wil dit nog niet zeggen dat de stille minderheid geen recht van spreken heeft. Enerzijds om de democratie binnen je vergadering te respecteren, maar anderzijds om mogelijk interessante ideeën te aanhoren en te overwegen.

8. Respecteer de tijd

Op voorhand geef je de juiste plaats, tijdstip en duur van de vergadering aan. Tijdens de vergadering heb je dus een bepaalde tijd te respecteren. Op deze manier dreigt je vergadering na verloop van tijd niet leeg te lopen omwille van andere afspraken.

9. Respecteer gemaakte beslissingen

Ga in een vergadering een vorige beslissing niet in twijfel trekken. Op deze manier wek je frustratie op bij je deelnemers.

10. Maak een lijst met wat nog dient te gebeuren

To do's zijn zeer belangrijk aan het eind van de vergadering. Ze zorgen voor een vooruitgang van het proces en het bereiken van de doelen van de vergadering en de groep. Stel deze dus op en verspreid deze gelijk over de (aanwezige) groepsleden, maar doe dit in samenspraak met hen.

11. Annuleer de vergadering indien nodig

Niet iedere reden is voldoende om een vergadering te annuleren of te verplaatsen. Wanneer een gastspreker of bepaalde partner die een sleutelrol heeft binnen de vergadering het niet kan halen bijvoorbeeld is een goede reden om de vergadering te verplaatsen of annuleren. Indien dit niet gebeurt, loop je het risico de tijd van je deelnemers te verkwisten.

Download hier het e-book "Efficiënt vergaderen en brainstormen"

 

Meer info: Productief Vergaderen