Hoe omgaan met onvoorziene deadlines?
Deadlines kunnen zorgen voor tijdsdruk en hebben behoorlijke impact op je agenda en tijd. In veel jobs word je continu afgeleid: een klant die belt, een collega die aan je bureau staat met een dringende vraag of een manager die je plots bij zich roept voor ‘spoedoverleg’. Je eigen deadlines halen is dan helemaal niet zo vanzelfsprekend.
1. Voorzie het onvoorziene
Stel, je hebt elke maand een deadline om een rapport af te werken. Dit kan je uiteraard perfect inplannen. Je weet precies wat je moet doen en tegen wanneer het af moet zijn. Gemakkelijker kan het niet toch? Maar zodra er ook maar één obstakel opduikt, haal je de voorziene deadline niet. Om dat te vermijden, ga je er maar beter vanuit dat die stoorzenders zullen opduiken.
Onvoorziene omstandigheden (ziekte, brandjes blussen, extra taken ...) kan je incalculeren door steeds een minimale buffer te voorzien in je agenda. Plan dus dat je die deadline een paar dagen eerder al kan halen. Indien zich iets onverwachts voordoet, heb je dan toch een paar dagen reserve zodat je niet nodeloos hoeft te stressen.
2. Focus en stop met multitasken
Breng jezelf de discipline om maar één ding tegelijk te doen. Focus volledig op het behalen van je deadline en laat alle onbelangrijke zaken even liggen. Onderzoek toont aan dat als je minstens 30 minuten onafgebroken kan concentreren op een taak, je veel productiever bent en meer gedaan krijgt. Je kan hierbij ook de MIT-regel toepassen. Begin elke dag met de "Most Important Task". Focus dus op de zaken waarmee je het meeste effect mee bereikt om je deadline te halen.
3. Behoud het overzicht en evalueer je planning
In plannen kan je beter worden, maar dan moet je ook de discipline aan de dag leggen om je planning te evalueren. Durf onder ogen te zien of je de deadline ook echt hebt gehaald (of eventueel zelfs sneller dan voorzien). Dit zal je helpen om in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt om een volgend project te plannen. Op deze manier hoef je geen enkele deadlines meer te missen en zal je op termijn nog stipter gaan plannen.
In deze video geeft Jan Buermans enkele cruciale tips voor het behalen van dealines.
Meer info: cursus time management
