Omgaan met verandering

20 mei 2019| leiderschap, Change Management

Organisaties die effectief omgaan met verandering zijn vaak succesvoller, wintgevender en hebben meer tevreden klanten. En toch. Eén van de grootste uitdagingen van een organisatie is het effectief leiden van werknemers, teams, managers en structuren doorheen een veranderingsproces.

De laatste jaren is er een verschuiving zichtbaar in de visie op verandermanagement. De traditionele aanpak legt de nadruk op analyse. Er wordt onderzocht waar het probleem zit of wat er verbeterd moet worden. Op basis van deze analyse volgt een stappenplan met nieuwe procedures en werkprocessen. Na een grondige diagnose worden organisatie en werkprocessen opnieuw ontworpen. Dan volgt de uiteindelijke implementatie van de veranderingen en uiteindelijk evaluatie en eventuele bijsturing.

Tegenwoordig wordt change management veel meer beschouwd als een integraal proces waarin tegelijk aandacht is voor de factoren technologie, organisatiestructuur en mens

Vooral de menselijke kant van veranderingsprocessen werd vroeger vaak verwaarloosd en dit krijgt nu veel meer de aandacht die het verdient. Gedrag en de interactie tussen medewerkers en teams bepalen in grote mate het succes van een verandering.

Omgaan met verandering wordt ook steeds meer gezien als een constante en daarmee als onderdeel van de bedrijfsvoering. Organiseren en managen is immers constant veranderen en blijvend streven naar verbetering.

Goede intenties zijn er genoeg binnen organisaties, maar hoeveel trajecten zijn echt succesvol? In de praktijk blijkt het doorvoeren van verandering veel moeilijker dan gepland.

De Vrije Universiteit Amsterdam deed een onderzoek bij ruim 8.000 managers en professionals naar de grootste struikelblokken bij het doorvoeren van change management.

Dit is de top 5 van de belangrijkste belemmeringen bij het implementeren van veranderingstrajecten:

Onduidelijkheid vanuit het top management over wat er precies anders of beter moet.
Gebrek aan openheid
Afspraken worden niet nagekomen
De leidinggevenden slagen er niet in hun visie of beleid over te brengen
Te grote tijdsdruk of onrealistische planning

Omgaan met verandering: een stappenplan

Vaak nemen managers of leidinggevenden hun toevlucht tot een stappenplannen voor het doorvoeren van een verandering. Hoewel het geen wondermiddel is, kan een stappenplannen behulpzaam zijn als richtlijn en kader bij verandering. Er bestaan veel stappenplannen, het ene al toepasbaarder dan het andere, maar het achtstappenmodel van de Amerikaanse professor John Kotter biedt zeker waardevolle inzichten.

Kotter onderscheidt acht stappen in het veranderproces. De resultaten zijn gebaseerd op onderzoek in honderden organisaties.

Bepaal noodzaak en belangrijkheid
Vorm een gemotiveerd team
Ontwikkel visie en strategie
Communiceer de verandering
Creëer een breed draagvlak
Zorg voor zichtbaar resultaat
Consolideer en stuur bij
Veranker de verandering in de cultuur

De meeste medewerkers staan wel open voor verandering, maar bijna niemand wil effectief veranderen als de huidige werkwijze plots niet meer voldoet en moet plaatsmaken voor een nieuwe aanpak. En al gauw komt er weerstand bij verandering of zelfs tegenwerking bij het invoeren van change.

Betrek medewerkers bij het veranderingsproces

Een van de belangrijkste aspecten van succesvol omgaan met verandering op de werkplek is het betrekken van medewerkers bij het proces. Door medewerkers te betrekken bij het plannen en implementeren van veranderingen, voelen ze zich meer betrokken en gemotiveerd om de verandering te omarmen. Dit kan worden bereikt door regelmatige communicatie, het bieden van training en ondersteuning, en het creëren van een cultuur van openheid en samenwerking.

Managers focussen bij verandering vaak op processen, vaardigheden, kennis van de producten en diensten, maar hebben minder oog voor de betrokkenheid (emotie, empathie) bij de medewerkers in hun team. Daar ligt vaak de sleutel om weerstand om te buigen in constructieve medewerking.

Bij het omgaan met verandering kampen medewerkers in een eerste fase met een heleboel vragen. De belangrijkste vragen hierbij zijn de gevolgen van de verandering voor hun eigen situatie.

Wat zijn de implicaties voor:

Jobinhoud (Komen er andere of meer taken? Moet ik nieuwe vaardigheden aanleren? Vallen er dingen weg en wordt mijn job saaier? ...)
Praktische aspecten (Zit ik nog op dezelfde werkplek? Krijg ik andere tools?...)
Sociale aspecten (Werk ik nog met dezelfde collega’s? Kan ik op tijd naar huis? ...)
Financiële aspecten (Gaat mijn job wegvallen? Verdien ik nog hetzelfde? Veranderen mijn carrièrekansen?....)
Emotionele aspecten (Zal ik nog evenveel voldoening hebben van de job? Wat als het verkeerd gaat? …)

Weerstand heeft te maken met angst voor het onbekende, maar ook met je beknot voelen in je vrijheid. Vrijheid is hierin een ruim begrip en betekent ook 'doen zoals je het gewend bent te doen' of 'denken zoals jij er altijd al over denkt'.

Hierbij enkele tips om met weerstand te vermijden en er effectief mee om te gaan

Informeren.

Geef zo veel mogelijk informatie over de aard en implicaties van het veranderingsproces. Probeer proactief zo veel mogelijk vragen te beantwoorden en de angst voor het onbekende weg te nemen.

Erkennen.

Toon begrip voor de weerstand van anderen bij verandering. Dat maakt dat deze personen zich gehoord voelen. Dat lost vaak al een deel van de weerstand op.

Bevragen.

Vraag rechtstreeks naar de bezwaren maar ga er niet meteen op in. Voor je weet kom je in een eindeloze of verhitte discussie terecht. Spreek eventueel af dat je ze parkeert om er later nog op terug te komen.

Meer info: Change Management - Omgaan met weerstand bij verandering