Kies het juiste platform voor jouw online meeting
Welke vergadertool is het meest ideale voor je organisatie? Zie je door de bomen het bos niet (meer)? Expert Academy zet je graag op weg met een checklist. Net als bij een live vergadering, baken je best eerst je doelstelling af. Wat wil ik bereiken? In functie daarvan kies je een van de gangbare vergadertools.
Vergelijk hierbij de technische opties van de meest populaire bij Google Meet, Zoom, Skype, Hangouts, Whereby, Anymeeting, Teams…
Als je de keuze voor een bepaald platform overweegt, hou je best rekening met deze checklist:
- Met hoeveel mensen kan ik vergaderen? Sommige platformen zijn gratis tot een bepaald aantal personen. Bestaat je team uit 5 personen, dan hoef je misschien in eerste instantie geen duur abonnement aan te schaffen en heb je voldoende aan een gratis versie.
- Heb ik break-out rooms nodig? Break-out rooms zijn fantastisch tijdens brainstormsessies of creatieve inspiratiesessies. Zoom staat op dat vlak eenzaam bovenaan.
- Kan ik mijn scherm delen? Bij een online meeting, is het handig dat jij als host je PowerPoint of een document kan delen met je teamleden. Maar: misschien is het ook noodzakelijk dat de deelnemers aan de vergadering dat ook kunnen doen?
- Is er een chatfunctie?
- Is het systeem gebruiksvriendelijk genoeg voor alle deelnemers? Hou er rekening mee dat de kans groot is dat je in eerste instantie helpdesk moet spelen.
- Werkt het goed op Apple èn PC? Je doet er goed aan om dit eerst te onderzoeken. Werkt je volledige team op eenzelfde type laptop, speelt dit uiteraard geen rol.
- Eventueel ook via smartphone of tablet? Het is goed om te weten dat bijvoorbeeld Google Meet goeie resultaten hierbij geeft.
- Moeten de deelnemers iets downloaden op hun pc of kunnen ze de meeting volgen via hun webbrowser? Om bijvoorbeeld Skype te gebruiken, moet je het programma binnenhalen. Misschien is er een policy binnen je organisatie dat je geen extern programma op de company laptop mag downloaden. Sommige platformen (zoals Zoom) hebben dezelfde mogelijkheden, als je ze opent via je webbrowser. Op die manier is het probleem van het downloaden meteen opgelost. BlueJeans is bijvoorbeeld enkel beschikbaar via de webbrowser.
- Heeft iedereen Chrome op zijn computer? Uit onze ervaring blijkt dat alle systemen de beste resultaten hebben, als je ze opstart via Chrome (en veel minder goed werken via Firefox of Edge). Whereby werkt bijvoorbeeld ook heel goed via Firefox.
- Wat met de privacy? Komen de deelnemers voor de vergadering in een ‘wachtkamer’ terecht en moet jij als host deelnemers eerst toelaten? Na hun veiligheidsupdate in het begin van de coronacrisis, is Zoom op dit moment een van de meeste veiligste platformen.
- En tenslotte de hamvraag: Hebben we voldoende aan een gratis versie van het platform? Of moeten we (meestal maandelijkse) kosten maken?
En dan kan het echte vergaderen beginnen!
Expert Serge Ornelis gaat in de workshop rond ‘Efficiënt Online Vergaderen’ een stap verder. Hij focust vooral op de vaardigheden van een sterke online meeting:
- Hoe haal je het maximale uit online vergaderingen?
- Welke technieken kun je daarbij het best gebruiken?
- Hoe kun je het verloop en de effectiviteit van groepsbesprekingen en meetings positief beïnvloeden?
Meer info over de cursus: Online Vergaderen
