Hoe emotioneel intelligent feedback geven

Als manager, teamleider of collega, is het nodig anderen feedback te geven. Maar soms is het niet de feedback die ze willen horen en krijgen we onbegrip of zelfs weerstand. De manier waarop we feedback geven, maakt een groot verschil of anderen er voor openstaan of niet.

Emotionele intelligentie kan helpen

Om effectief feedback te geven, moet je de anderen leren kennen: hun sterke en zwakke punten, hun motivaties en drijfveren, hun communicatiestijl. Hou er rekening mee dat wat voor de één werkt, niet noodzakelijk voor iedereen werkt.  Met een emotioneel intelligente aanpak kan je de feedback aanpassen aan de persoon in kwestie. Je impact zal veel sterker zijn.

Als je bovendien medewerkers of collega’s benadert vanuit hun eigen voorkeuren, overtuigingen en vaardigheden, zullen ze zichzelf beter herkennen in de feedback en er meer voor openstaan.

Neem nu dit voorbeeld. Het gedrag van je collega Marijke gaat de verkeerde kant op. Ze komt steevast te laat op meetings, lijkt niet gefocust en de laatste weken laat ze steeds meer steken vallen. Marijke is nochtans een waardevolle collega met heel wat potentieel. Hoe kan je de trend keren? 

Het begint met een eerlijk gesprek

Begin met te benoemen dat er iets is veranderd en dat er een kloof ontstaat tussen haar vroeger en huidig werk. Vraag haar wat er aan de hand is. En luister dan. Je hoeft niet het probleem zelf op te lossen, maar je kan wel luisteren en helpen een oplossing te vinden.

Natuurlijk kost dit tijd en zullen er wellicht meerdere gesprekken nodig zijn. Met empathie kom je al een heel eind. Door jezelf open te stellen, kan je Marijke laten zien dat je aan haar kant staat: iemand die probeert te helpen en niet wil veroordelen. Doe dat, en wellicht inspireer je haar om de dingen anders te gaan aanpakken.

Maar wat als je feedback wil geven aan iemand met een sterke persoonlijkheid? Iemand met een uitgesproken mening en die weet waar hij het over heeft. Misschien is deze persoon hoger in rang, langer in dienst of heeft deze meer ervaring dan jij. 

Deze situatie kan ongemakkelijk zijn, vooral als deze collega of medewerker zich verzet tegen jouw feedback en snel in de verdediging schiet. Hoe draai je deze situatie om in jouw voordeel?

Hierbij enkele eenvoudige maar doeltreffende tips om ervoor te zorgen dat je feedback het doel bereikt.

Denk aan je toon en lichaamstaal

De manier waarop je iets zegt, heeft vaak meer impact dan de inhoud zelf. Soms kan het geven of ontvangen van feedback ervoor zorgen dat je emotioneel wordt. Kalm en neutraal blijven is belangrijk zodat de andere zich niet aangevallen of bedreigd voelt.

Doe het bij voorkeur face-to-face

Het belang van lichaamstaal is ook de reden waarom het beter is om persoonlijk of via video call feedback te geven. Feedback geven via sms, Whatsapp of e-mail is spelen met vuur. Er is veel ruimte voor miscommunicatie omdat net de non-verbale nuance ontbreekt. Het lijkt dan wel veel makkelijker en veiliger (je wordt niet meteen met de mogelijke reactie van de andere geconfronteerd) maar als er ook maar enige vorm van misinterpretatie mogelijk is of als de feedback gevoelig ligt, doe het dan persoonlijk. 

Zorg voor het juiste kader

Kies het meest geschikte moment. Is de andere in een goede bui? Staat hij of zij open voor feedback? Ben je alleen, in een rustige omgeving? Misschien is het een goed idee om een meeting in te plannen of de feedback buiten de werkomgeving te geven. Zorg er voor dat je de beste omstandigheden creëert om de feedback te geven.

Geef feedback over één ding tegelijk 

Soms zijn er meerdere zaken die je storen of die je wil bespreken. Ga de andere niet overstelpen met een spervuur aan feedback, zeker niet als dit als negatief kan worden opgevat. Kies één onderwerp per keer, en breng een ander onderwerp alleen ter sprake als het verband houdt met het eerste. Meestal is het beter om verschillende punten van feedback in verschillende gesprekken te voeren. Zo komt het minder bedreigend of overweldigend over voor de andere.

Wees oplossingsgericht 

Probeer het gesprek te benaderen met een behulpzame houding: je wil tenslotte je collega of teamlid helpen om beter te worden. Benadruk het belang van het team. Geef ook positieve feedback. Net zoals jij het waarschijnlijk fijn vindt om te weten dat je je werk goed hebt gedaan, zal de andere dat ook waarderen. 

In onderstaande video legt trainer Jerko Bozikovic uit hoe het Johari-model kan helpen om feedback op een emotioneel intelligente manier te kaderen.

Meer info: Cursus Communicatievaardigheden