Effectief communiceren

Hierbij 6 eenvoudige tips waarmee je vandaag nog aan de slag kunt om je communicatievaardigheden bij te spijkeren.

Eerst en vooral is het belangrijk om een aantal valkuilen te vermijden. Deze twee struikelblokken zijn een domper voor effectieve communicatie:

Stress en uit de hand gelopen emoties

Wanneer je gestrest of emotioneel overweldigd bent, is de kans groter dat je andere mensen verkeerd interpreteert, verwarrende signalen uitzendt of vervalt in negatieve gedragspatronen. Om conflicten en misverstanden te vermijden, is het van fundamenteel belang dat je met de nodige rust en kalmte het gesprek aangaat. Sta je onder stress of voel je de emoties stijgen? Stel het gesprek dan uit en plan het op een later moment.

Gebrek aan focus

Dit is ook een belangrijke hinderpaal. Je kunt namelijk niet effectief communiceren als je aan het multitasken bent. Het is absoluut geen goed idee om tijdens een gesprek stiekem je telefoon te checken, een half oog op je mailbox te werpen of je antwoord al te bedenken terwijl de andere nog aan het praten is. Ongetwijfeld ga je dan non-verbale signalen in het gesprek missen en daardoor kunnen misverstanden ontstaan. Wil je effectief communiceren, elimineer dan elke afleiding en focus enkel op het gesprek.

Kan je het gesprek in alle rust en met voldoende focus aangaan? Met deze 6 tips zorg je voor een geslaagde en effectieve communicatie.

1: Luister met aandacht en betrokkenheid

Als we met anderen communiceren, concentreren we ons vaak op wat we zelf willen zeggen. Effectieve communicatie gaat echter minder over praten en meer over luisteren. Goed luisteren betekent niet alleen de inhoud begrijpen die wordt gecommuniceerd, maar ook de achterliggende emoties of intenties snappen. De meeste conflicten zijn trouwens het gevolg van slecht luisteren. 

Er is een groot verschil tussen betrokken luisteren en simpelweg horen. Als je echt luistert - als je betrokken bent bij wat er gezegd wordt - dan hoor je de subtiele nuances die je helpen om de boodschap op een correcte manier te interpreteren. Als betrokken luisteraar, begrijp je de ander niet alleen beter, je geeft de ander ook het gevoel dat hij of zij gehoord en begrepen wordt, wat kan helpen om een sterkere en diepere band op te bouwen.

Door op deze manier te communiceren krijg je meer begrip en verbinding.

Enkele tips om een betrokken luisteraar te worden.

Vermijd de andere te onderbreken of het gesprek een andere wending te geven. Wat er ook in je opkomt, laat de andere uitpraten. Wanneer je je gesprekspartner onderbreekt geef je het signaal dat wat de ander zegt niet belangrijk is. 

Probeer je oordeel opzij te zetten. Om effectief met iemand te communiceren, is het niet nodig om het eens te zijn met de ideeën, waarden of meningen van die persoon. Maar het is wel belangrijk je oordeel opzij te zetten om deze persoon écht te begrijpen. 

2: Communiceer face-to-face wanneer mogelijk

Vele bedrijven gebruiken e-mail als primaire communicatiemethode. Elektronische communicatie kan een nadelig impact hebben, zeker als de boodschap complex of gevoelig is. Hoe vaak heb je niet een e-mail naar een collega of klant gestuurd die verkeerd werd begrepen? Als je weet dat meer dan de helft van de impact in communicatie afkomstig is van non-verbale signalen zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukking, dan begrijp je dat face-to-face communicatie de voorkeur heeft. Om je professionele communicatie te verbeteren, is het goed af en toe de telefoon te nemen, een video meeting in te plannen of een live gesprek te organiseren wanneer je iets belangrijks te zeggen hebt.

De manier waarop je kijkt, luistert, beweegt en reageert op een ander, zegt meer dan woorden alleen ooit kunnen. Non-verbale communicatie, of lichaamstaal, omvat gezichtsuitdrukkingen, lichaamsbewegingen en gebaren, oogcontact, lichaamshouding, de toon van je stem, en zelfs je spierspanning en ademhaling.

Het ontwikkelen van het vermogen om non-verbale communicatie te begrijpen en te gebruiken zal je helpen beter contact te maken met anderen, preciezer uit te drukken wat je bedoelt, je door moeilijke situaties helpen navigeren en betere relaties op te bouwen.

3: Stel vragen

Vragen stellen laat niet alleen zien dat je geluisterd hebt, maar bevestigt ook dat je de ander begrepen hebt. Je kunt vragen ook gebruiken om extra informatie te verzamelen en het gesprek beter te begrijpen. De juiste vraag stellen is de kern van doeltreffende communicatie. Je kan open vragen stellen (die beginnen met wie, wat, waarom, hoe, wanneer..) of gesloten vragen (ja/nee-vragen).

Open vragen zijn goed voor het ontwikkelen van een open gesprek, om meer te weten te komen over de details of om te polsen naar de mening of het standpunt van de andere. Bijvoorbeeld: "Wat is jouw mening over het nieuwe klantensysteem?"

Gesloten vragen zijn ideaal om het gesprek te sturen, een discussie af te ronden of een beslissing te nemen: "Nu we de feiten kennen, zijn we het er allemaal over eens dat dit de juiste manier van handelen is?"

Open vragen stellen is een goede manier om het gesprek aan te vuren. Een misplaatste gesloten vraag kan het gesprek de das omdoen en tot ongemakkelijke stiltes leiden. Je kan dit dus best vermijden wanneer een gesprek in volle gang is.

4. Maak geen veronderstellingen

Een van de grootste belemmeringen voor goede communicatie op het werk zijn gemiste signalen en veronderstellingen. Te snel conclusies trekken en veronderstellingen maken is iets als waar aannemen zonder dat je echt weet of het wel klopt. Je gaat als het ware gaan invullen en dat kan erg fout gaan.

Het komt natuurlijk goed uit als de waarheid in het eigen denken past en het is vaak gemakkelijker om te veronderstellen dan om de feiten te controleren.  Het is ook comfortabel omdat elk debat wordt vermeden en het gebeurt ook vaak onbewust. En daarom is het een val, een val waar we gemakkelijk in trappen. Dus als je twijfelt over iets, of het is onduidelijk vraag dan meer helderheid of check de feiten.

5. Voel aan wat de voorkeursstijl is van de ander 

Verschillende persoonlijkheden, dat betekent ook verschillende communicatiestijlen, en dit is nergens duidelijker dan op de werkplek. Een botsing van communicatiestijlen is snel gebeurd, of het nu gaat om een manager en medewerker of twee collega's die samen aan een project werken.

Denk eens aan de mensen op je eigen werkplek. Vind je het soms moeilijk om met je baas of een bepaalde collega te praten? Heb je het gevoel dat jullie nooit op één lijn zitten? Of dat ze je niet echt begrijpen?

Een botsing van communicatiestijlen kan niet alleen de productiviteit beïnvloeden, maar kan ook frustraties en conflicten veroorzaken. Begrijpen dat iedereen anders is, is van fundamenteel belang voor een effectieve communicatie. Hoe beter we de mensen om ons heen begrijpen, hoe effectiever we kunnen worden als leiders, managers en collega's.

6. Geef constructieve feedback 

Als je collega een taak goed uitvoert, vertel hem of haar dat dan. Het geven van positieve feedback is een geweldige manier om de communicatie op de werkplek te verbeteren. 

Een tip om mee te beginnen? Wijs op groeikansen, niet op fouten 

Begin met je intentie, waarom je het belangrijk vindt om deze feedback te delen en hoe je bereid bent om je gesprekspartner te helpen. 

Bespreek gedrag, impact en actie 

Constructieve feedback beschrijft het effect van een specifiek gedrag. Het richt zich niet op persoonlijkheid of waargenomen intentie. Het zou als volgt kunnen klinken: "Je hebt je project niet op tijd ingediend (gedrag), en we hebben onze teamvergadering moeten uitstellen (impact). Laat me de volgende keer weten dat je te laat zult zijn, zodat we het beter kunnen plannen (actie)." Resultaat? Minder gekwetste gevoelens.

Toon respect en blijf objectief 

Kies je woorden zorgvuldig zodat je gesprekspartner niet in de verdediging gaat. Gebruik 'ik'-boodschappen, zoals 'ik heb het gemerkt' of 'ik maak me zorgen over', in plaats van 'jij'-boodschappen, zoals 'Jij komt altijd te laat’' of 'Jij denkt nooit aan anderen'. Houd je emoties erbuiten, want die kunnen je boodschap doen ontsporen. 

Meer weten? Cursus Communicatievaardigheden