Multitasken werkt niet. Met deze tips ben je productiever

20 oktober 2022| Time management, multitasking

Herken je dit? Je bent aan het bellen met een collega en plots komt er een dringende mail binnen. Voor je het weet, ben je de mail aan het beantwoorden tijdens het telefoongesprek. Omdat ons leven steeds drukker wordt, zoeken we manieren om taken te combineren zodat we meer gedaan kunnen krijgen.

Technologie heeft multitasken zo gemakkelijk gemaakt, dat we steeds meer geneigd zijn om dingen tegelijk te doen met de illusie dat we tijd winnen. Helaas, multitasking kost je alleen maar tijd, zorgt er voor dat je op het einde van de dag uitgeput bent en vergroot de kans op fouten of vergissingen.

Hoe slecht is multitasken eigenlijk?

Studies hebben aangetoond dat multitasken eigenlijk niet bestaat. Je hersenen kunnen moeilijk meerdere taken tegelijk aan. Dus wat er in werkelijkheid gebeurt, is dat je aandacht gaat wisselen tussen twee of meer taken. Je brein moet zich continu op iets nieuws focussen en zich aanpassen aan de andere taak. Dat voortdurend switchen tussen het een en het ander zorgt voor heel wat onrust in je hoofd. Daarom voel je je aan het eind van een dag multitasken leeg en futloos.

Waarom blijven we multitasken ook al is het een killer voor onze productiviteit?

Er is geen twijfel dat multitasken slecht is voor de kwaliteit van ons werk: het verhoogt de kans op fouten en zorgt er voor dat we ons werk bovendien trager gedaan krijgen. Eén van de redenen dat we het toch doen, is omdat we verslaafd zijn aan de prikkels en de mentale beloning die we krijgen als we een kleine of makkelijke taak voorgeschoteld krijgen. Denk maar aan het lezen van een e-mail of de vele notificaties op je smartphone. Telkens we dat doen, ervaren we immers een nieuwe prikkel, en dat activeert dopamine (het gelukshormoon) in onze hersenen. Je krijgt dus een instant beloning. En omdat ons brein dol is op snelle beloningen zijn we continu op zoek naar de volgende prikkel.

Onze hersenen worden getriggerd door deze impulsen en meteen neemt de concentratie een duik.

Hoe stop je met multitasken? Probeer onderstaande tips.

1. Begin je dag niet met je telefoon te checken

Hoewel je misschien denkt dat een snelle blik op je telefoon 's ochtends geen kwaad kan, vormt het een grote aanslag op je productiviteit. Je telefoon checken zodra je wakker wordt, zorgt er voor dat je weer van de ene prikkel naar de andere hopt en voor je het weet ben je een half uur kwijt. Begin je dag met je belangrijkste prioriteiten en wacht minstens een uur voordat je je telefoon controleert.

2. Elimineer stoorzenders en afleiding

Schakel de meldingen van je e-mail, chat en sociale media uit terwijl je aan het werk bent. Overweeg om tijd in je agenda te reserveren om geconcentreerd te kunnen werken aan belangrijke taken. Laat dat ook weten aan collega's zodat ze jou niet storen. Je kan hierover best afspraken maken (bijvoorbeeld als ik met oortjes werkt, wil ik niet gestoord worden).

3. Neem pauzes om jezelf te belonen

Net omdat we behoefte hebben aan een beloning, kan je dit beter zelf onder controle houden. In plaats van slaaf te zijn van je notificaties, bepaal je beter elke dag een specifiek tijdstip om je e-mail, sociale media en chatberichten te controleren. Eigenlijk kan je gerust elk uur 10 minuten pauze nemen. Voorzie ook voldoende tijd voor een lunch break. Je hersenen hebben die rust en zuurstof nodig om ook de rest van de dag productief te zijn.

4. Wees bereid nee te zeggen

Soms merk je dat je aan het multitasken bent omdat je een taak op je hebt genomen waar je eigenlijk geen tijd voor hebt. Wees niet bang om nee te zeggen als je wordt gevraagd om extra taken uit te voeren. Wees je ervan bewust hoeveel er op je bord ligt en hoe lang het gaat duren om het af te maken. Als je niet meer in je dag kunt passen, weiger dan gewoon met een assertieve boodschap.

5. Hou je werkplek netjes en georganiseerd

Rommel zorgt voor afleiding en onrust in je hoofd. Organiseer je werkplek zodat je optimaal kan focussen op één ding tegelijk. Leg je telefoon en alle andere zaken die je niet meteen nodig hebt uit het zicht, zodat deze geen aandacht vragen.

Je op één taak tegelijk concentreren kan moeilijk zijn, maar de voordelen zijn het waard. Je zal minder fouten maken, meer gedaan krijgen en de dag met meer voldoening afsluiten.

Wil je een systeem ontwikkelen om je werk écht vlot georganiseerd te krijgen? Volg een cursus time management. Hierin krijg je direct toepasbare technieken om aan te pakken wat echt belangrijk is én sneller resultaten te boeken.