Prioriteitenmatrix: verhoog je productiviteit
Om te bepalen of je die taak gaat uitstellen, delegeren of misschien wel dumpen kan je het model van Eisenhower gebruiken. Het Eisenhower-model, ook wel de Eisenhower-matrix genoemd, is waarschijnlijk één van de meest bekende hulpmiddelen om prioriteiten te stellen.
Deze tool ontleent zijn naam aan de voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, van wie de beroemde uitspraak komt: ‘Dringende zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden dringend.’
Laten we deze prioriteitenmatrix even van dichterbij bekijken.
Het Eisenhower-model is heel handig om prioriteiten te stellen, doordat het onderscheid maakt tussen die dingen die belangrijk zijn en die dingen die urgent zijn. We kennen allemaal wel de overvolle to-do lijsten met dingen die je graag af wilt hebben of dingen die je af moet hebben omdat er tijdsdruk op zit. In al die drukte kan het een uitdaging zijn om voor jezelf onderscheid te maken tussen de dingen die als eerste moeten gebeuren, de dingen die je moet inplannen of de dingen die je eigenlijk beter niet kunt doen. Dit onderscheid komt duidelijk terug in de Eisenhower- matrix.
Zoals je kan zien, zijn er vier verschillende kwadranten. Deze vormen het onderscheid tussen belangrijke en niet belangrijke zaken enerzijds en dringende en niet dringende zaken anderzijds.
Kwadrant 1: belangrijk, dringend - DOEN
Dit kwadrant bevat de taken die je onmiddellijke en onverdeelde aandacht vragen. Voorbeelden: afhandelen van een woedende klant, halen van de uiterste deadline, een computer die crasht, arbeidsongeval, brand…
Kwadrant 2: belangrijk, niet dringend - PLANNEN
In dit kwadrant gaat het om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Dit zijn vooral de taken die bijdragen tot het bereiken van je persoonlijke en professionele doelstellingen. Het tweede kwadrant is heel belangrijk en bevat eigenlijk de zaken die je verder gaan helpen in je carrière. Voorbeelden van taken in het tweede kwadrant zijn self management, lanceren van nieuwe projecten, nieuwe markten aanboren, investeren in zelfontwikkeling, je netwerk uitbreiden... In het eerste kwadrant ben je vooral reactief bezig, terwijl je in het tweede kwadrant proactief handelt.
Kwadrant 3: dringend, niet belangrijk - DELEGEREN
Hier situeren zich onze voornaamste tijdrovers. Ze vragen onze directe aandacht, maar ze zijn eigenlijk niet zo belangrijk. Het beste is om deze taken door te schuiven of te delegeren naar anderen. Voorbeelden van dergelijke activiteiten zijn onverwachte telefoontjes, meetings waar je niet bij moet zijn, nutteloos e-mailverkeer, onverwachte bezoekers (intern of extern), tegemoetkomen aan de prioriteiten van anderen…
Kwadrant 4: niet dringend, niet belangrijk - DUMPEN
Taken in het vierde kwadrant zijn vaak leuke tussendoortjes of tijdverdrijf, maar je komt er niet veel verder mee. Als je dag hoofdzakelijk uit dit soort activiteiten bestaat, heb je op het einde van de dag het gevoel dat je veel gedaan maar weinig bereikt hebt. Dumpen is dus de boodschap. Enkele voorbeelden: surfen op het internet, dagdromen, overmatig checken van e-mail, roddelen, overmatig opruimen…
De essentie van de prioriteitenmatrix van Eisenhower is om je takenpakket zo goed mogelijk te verdelen over het eerste en het tweede kwadrant. Vooral het tweede kwadrant is belangrijk want daar situeren zich de taken die bijdragen tot meer kwaliteit en resultaat.
In de cursus Time Management ga je aan de slag om deze prioriteitenmatrix toe te passen op je eigen dagindeling. Zo kom je tot een efficiëntere aanpak van wat écht belangrijk is in je job.
